Tożsamość administratora

O celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, które przetwarza Uczelnia, decyduje administrator i jest nim Politechnika Wrocławska z siedzibą we Wrocławiu przy Wybrzeżu Stanisława Wyspiańskiego 27 - reprezentowana przez Rektora.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez formularz i dane umieszczone na stronie www.pwr.edu.pl/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD), z którym można się kontaktować przez adres e-mail: IOD@pwr.edu.pl. Z IOD można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzane są w działaniach administratora związanych z:

1. przygotowaniem, organizacją, prowadzeniem kursów dokształcających specjalnych oraz ich dokumentowaniem, sprawozdawczością i archiwizowaniem takiej działalności, a także windykacją zaległości w płatnościach – z użyciem instrumentów i procedur opartych na przepisach powszechnie obowiązujących (mających zastosowanie do uczelni publicznych, na odpowiednim stopniu i we właściwej formie kształcenia) – zgodnie z art. 6.1. lit.b (lub odpowiednio lit.c) RODO;
2. przygotowaniem, organizacją i przeprowadzeniem egzaminu językowego ACERT oraz dokumentowaniem, sprawozdawczością i archiwizowaniem tej działalności a także windykacją zaległości w płatnościach – z użyciem instrumentów i procedur opartych na przepisach powszechnie obowiązujących (mających zastosowanie do uczelni publicznych, na odpowiednim stopniu i we właściwej formie kształcenia) – zgodnie z art. 6.1. lit.b (lub odpowiednio lit.c) RODO;
3. kontaktowaniem się z Państwem (w tym na prywatne adresy) celem przekazania informacji, decyzji i zarządzeń administratora oraz kierowaniem do Państwa oferty administratora pozostającej w związku z Państwa statusem - czyli gdy jest niezbędne dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6. Ust.1. lit.f RODO).

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom takim jak: inne uczelnie i instytuty współpracujące z administratorem, podmioty współpracujące z Uczelnią a także organy administracji rządowej (szczególnie Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego) i inne instytucje współpracujące m.in. w ramach realizacji zadań publicznych. Dane te mogą tez zostać umieszczone na publicznie dostępnych listach laureatów i uczestników konkursów oraz przedstawione na forum społeczności akademickiej – gdy niezbędna jest jawność wyników i procesu oceny.

W przypadku zaległości w płatnościach, Państwa dane osobowe mogą być przekazane firmom windykacyjnym.

Uczelnia przetwarza dane osobowe przy użyciu systemów informatycznych, baz danych, sprzętu  i oprogramowania. Narzędziami tymi zarządzają odpowiednie instytucje i firmy zapewniające Uczelni wsparcie techniczne i informatyczne. Administrator zawiera z nimi umowy powierzając im przetwarzanie danych a ich pracownikom udziela stosownych upoważnień zobowiązując zarazem do zachowania tajemnicy danych i ich zabezpieczeń.

Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej wymienionych celów, w tym:

1. w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonaniem umów z różnymi podmiotami – przez czas wykonywania tej umowy;
2. w odniesieniu do przetwarzania danych opartego na prawnym obowiązku administratora – przez okres ustalony przepisami obowiązującego w danym momencie prawa;
3. w odniesieniu do prowadzenia korespondencji i informowania o ofercie administratora - do dnia wniesienia przez Państwa ewentualnych zastrzeżeń lub sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych;
4. w przypadkach, gdy jedyną przesłanką uzasadniającą przetwarzanie Państwa danych jest zgoda – aż do chwili, gdyby Państwo ewentualnie cofnęli tę zgodę (przy czym nie będzie to miało wpływu na przetwarzanie dokonane do chwili wycofania zgody).

Prawa podmiotów danych

Posiadacie Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania. Możecie korzystać z prawa do: usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu a także do cofnięcia zgody – jeśli byłaby ona jedyną przesłanką przetwarzania danych przez administratora. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem tego, co Administrator z danymi czynił przed jej cofnięciem.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Państwa zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W RP jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), którego Biuro mieści się pod adresem: Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 860 70 869.

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie Państwa danych osobowych jest nam niezbędne do prowadzenia kursów dokształcających specjalnych, do organizacji sesji egzaminacyjnej ACERT oraz utrzymywania z Państwem kontaktu i prowadzenia korespondencji (w tym elektronicznej).

Administrator’s identity

The goals and methods of personal data processing at the University are specified by the Administrator, i.e. Wrocław University of Science and Technology based in Wrocław, 27 Wybrzeże Stanisława Wyspiańskiego St., represented by the Rector.

Administrator contact data

You can contact the administrator using the form and data available on  www.pwr.edu.pl/kontakt, or in writing at the address of the administrator’s office.

Contact data of the Data Protection Officer

The Administrator appointed a Data Protection Officer (DPO) who can be contacted via e-mail: IOD@pwr.edu.pl. You can contact DPO regarding any matters related to personal data protection and exercising the rights related to data processing.

Purposes of data processing and legal basis

Your personal data will be processed by the administrator for the following purposes:

1. to prepare, organize, and run the language improvement courses, prepare and archive course documentation and reports, and also to collect overdue payments – using instruments and procedures based on general binding regulations (applying to state universities, at the right degree and form of education) – pursuant to Art. 6.1.letter.b (or c, as appropriate) RODO;
2. to prepare, organize, and conduct the ACERT language examination, prepare reports  and archive the documentation and also collect overdue payments – using instruments and procedures based on general binding regulations (applying to state universities, at the appropriate degree and form of education) – pursuant to Art. 6.1.letter.b (or letter c, as appropriate) RODO;
3. to contact you (including private addresses) so as to provide information, administrator’s decisions and ordinances, present the administrator’s offer related to your status, i.e. when it is necessary to  execute legitimate interests of the administrator (Art. 6.1. letter f RODO).

Recipients or categories of personal data

Your personal data may be transferred to such entities as: other universities and institutes cooperating with the administrator, entities cooperating with the University and also public administration bodies (especially the Ministry of Science and Higher Education) and other institutions cooperating in the performance of public tasks. The data may also be included in publicly available lists of competition laureates and participants, and also presented in academic society fora when the publication of results and an assessment process is necessary.

In the case of overdue payments, your data shall be transferred to debt collection agencies.

The university processes personal data using information systems, databases, equipment and software. These tools are managed by suitable institutions and companies providing technical and IT support for the university. The administrator enters into agreements with them and entrusts them with task of data processing and appropriately simultaneously committing them to confidentiality and data protection.

Data retention period

The data will be retained for as long as it is necessary to keep them for the purpose of pursuing the above listed goals, that is:

with regards to personal data protection arising from agreements with various entities – for the duration of the agreement;
with regards to personal data protection based on the administrator’s legal obligations – for the period specified in the binding regulations for that time;
with regards to correspondence and the presentation of administrator’s offer – until the time you lodge possible objections or voice reservations in relation to such personal data processing;
with regards to situations when the only premise justifying your personal data processing is your consent – until this consent is withdrawn (however, this will not influence the data processing prior to the withdrawal).

Data subjects’ rights

You have the right to access information and correct it. You can also exercise your right to erase or restrict the processing and transfer data, lodge objection and withdraw consent if it is the only premise justifying your personal data processing by the administrator. However, consent withdrawal shall not affect the lawfulness of processing by the administrator before the withdrawal.

Right to lodge a complaint with a supervisory authority

You have the right to lodge a complaint to a supervisory authority involved in personal data protection in the Member State of your habitual residence, place of work or the alleged infringement. In the Republic of Poland it is the President of the Personal Data Protection Office, whose office is located at the following address: Stawki 2, 00-193 Warszawa, telephone: 22 860 70 869.

Information on the voluntary basis or obligation to submit personal data

Your personal data submission is necessary to run language improvement courses, organise ACERT examination sessions and also maintain contacts and carry on correspondence with you (including electronic correspondence).